Cómo preparar la matriz 345W sin errores
Las cinco preguntas que tiene que responder tu reporte, los nueve errores que más lo hacen rebotar y un control de doce puntos para pasarle antes de enviarlo al clúster.
1. Qué responde realmente una 345W
La matriz que el clúster te pide todos los meses no es un formulario administrativo: es la forma en que el sector responde, con una sola tabla, a las preguntas de coordinación. Por eso el nombre se arma con las "W" del inglés, y por eso creció con el tiempo:
| Nivel | Preguntas | Qué significa en tu tabla |
|---|---|---|
| 3W | Who · What · Where | Qué organización hace qué actividad y en qué lugar. |
| 4W | + When | Se agrega el periodo: en qué mes ocurrió. |
| 5W | + for Whom | Se agrega a quién se atendió, desagregado por sexo y edad. |
"345W" es simplemente la forma de nombrar la familia completa. Lo importante no es la sigla: es que cada fila de tu matriz tiene que poder responder las cinco preguntas sin que nadie te llame para aclararlas. Si un coordinador tiene que escribirte para entender una fila, esa fila está mal armada.
2. Las columnas mínimas que nunca deberían faltar
Independientemente de la plantilla que te toque, estas son las columnas que el coordinador va a buscar. Si tu base interna las tiene todas, podés generar cualquier variante de la matriz sin volver a tocar el dato:
| Columna | W | Cuidado habitual |
|---|---|---|
| Organización implementadora | Who | Siempre el mismo nombre, escrito igual. Si hay socio implementador, va en columna aparte, no mezclado. |
| Sector / clúster | What | Del catálogo oficial, no inventado. Una actividad, un sector. |
| Actividad | What | Del catálogo del clúster. "Taller" no dice nada; "Sesión de sensibilización comunitaria" sí. |
| Unidad de medida | What | Personas, hogares, kits, sesiones. Es la columna que más se omite y la que más rompe la suma. |
| Ubicación administrativa | Where | Los niveles completos (país, provincia, distrito, localidad), no solo el último. |
Código de ubicación (P-code) | Where | El nombre escrito cambia; el código no. Si tu tabla no lo trae, alguien va a tener que adivinar. |
| Coordenadas | Where | Latitud y longitud en decimal, con punto y no coma. Sirven para el mapa del clúster. |
| Mes de reporte | When | El mes en que ocurrió la actividad, no el mes en que se cargó el dato. |
| Personas alcanzadas | for Whom | Personas distintas, no visitas. Volvé al punto 3. |
| Desagregación por sexo y edad | for Whom | Los tramos del clúster, no los tuyos. Tiene que sumar exactamente el total. |
| Tipo de población | for Whom | Según el catálogo del contexto. Si no aplica, se declara, no se deja vacío. |
| Estado de la actividad | — | Concluida, en curso o planificada. Mezclar las tres en la misma columna de alcance infla el reporte. |
3. El error madre: confundir personas con atenciones
Es el error que más veces obliga a rehacer un reporte completo, y casi siempre nace del mismo lugar: la planilla de asistencia. Si una misma persona vino a cuatro talleres en el mes y tu tabla suma cuatro filas, tenés cuatro atenciones, no cuatro personas.
Las dos cifras son legítimas y las dos se reportan, pero responden a preguntas distintas:
| Cifra | Qué pregunta responde |
|---|---|
| Personas alcanzadas beneficiarios únicos | ¿A cuántas personas distintas llegó el proyecto? Es la que va a la 345W y la que el donante usa para medir cobertura. Nunca se suma entre meses ni entre actividades. |
| Atenciones o servicios unidades de servicio | ¿Cuánto trabajo se hizo? Sirve para medir intensidad y carga operativa. Esta sí se suma. |
Para poder separarlas necesitás una sola cosa, y es la más difícil de conseguir a mano: un identificador estable por persona, a nivel de toda la organización y no de cada proyecto. Sin eso, "María Rojas", "M. Rojas" y "Maria Rojas Cabral" son tres beneficiarias distintas, y tu cobertura queda inflada sin que nadie lo note hasta la evaluación externa.
4. Los nueve errores que más hacen rebotar el reporte
01 Nombres de lugar escritos de forma distinta cada mes
- Síntoma
- El mismo sitio aparece como tres lugares diferentes y el mapa del clúster muestra puntos que no existen.
- Causa
- Cada persona del equipo escribe el nombre a mano, con abreviaturas y acentos distintos.
- Arreglo
- Un catálogo cerrado de lugares con su código. Nadie escribe lugares: se eligen de una lista.
02 La desagregación no suma el total
- Síntoma
- Mujeres + hombres da 1.834 pero el total dice 1.842. El reporte vuelve entero.
- Causa
- Registros con sexo vacío que entran al total pero no a ninguna categoría.
- Arreglo
- Validación de suma antes de exportar, y una categoría explícita para lo no declarado en vez de dejar la celda en blanco.
03 Tramos de edad propios en lugar de los del clúster
- Síntoma
- Tu tabla trae 0-12 y 13-25; la plantilla pide 0-5, 6-17, 18-59 y 60+. No hay forma de convertir una en otra sin volver al dato crudo.
- Causa
- Se guardó el tramo en lugar de la edad.
- Arreglo
- Guardá siempre la edad o la fecha de nacimiento. Los tramos se calculan al exportar y se adaptan a cualquier plantilla.
04 Mezclar actividades concluidas con planificadas
- Síntoma
- El alcance reportado no coincide con lo que el equipo de terreno recuerda haber hecho.
- Causa
- La planificación del mes se cargó en la misma hoja que la ejecución.
- Arreglo
- Columna de estado obligatoria, y filtro fijo a "concluida" al generar la matriz.
05 Coordenadas con coma decimal o invertidas
- Síntoma
- Los puntos caen en el mar o en otro continente.
- Causa
- Excel con configuración regional que usa coma, o latitud y longitud cambiadas de lugar.
- Arreglo
- Punto decimal siempre, y un control de rango: la latitud va de -90 a 90 y la longitud de -180 a 180. Si tu país está al sur o al oeste, el signo negativo no se pierde.
06 Fechas fuera del periodo reportado
- Síntoma
- Aparecen actividades del mes anterior, o del mes siguiente, dentro del reporte.
- Causa
- Se usó la fecha de carga en vez de la fecha de la actividad, o se corrigió un registro viejo sin mover el periodo.
- Arreglo
- Dos fechas separadas en la base: fecha del hecho y fecha de registro. La matriz se arma con la primera.
07 Unidad de medida implícita
- Síntoma
- Una fila dice 120 y nadie sabe si son personas, hogares o kits. El clúster las suma todas juntas.
- Causa
- La unidad estaba en el título de la hoja, no en la fila.
- Arreglo
- Columna de unidad obligatoria en cada fila, aunque parezca redundante.
08 Un total declarado que no coincide con la lista
- Síntoma
- La planilla del taller dice "asistieron 45" pero hay 38 nombres escritos.
- Causa
- Alguien contó cabezas al final de la jornada y nadie cotejó contra la lista firmada.
- Arreglo
- Cotejo obligatorio entre el total declarado y la cantidad de registros individuales. Si difieren, la actividad no se cierra hasta que alguien lo explique por escrito.
09 Sumar beneficiarios únicos entre meses
- Síntoma
- El acumulado anual supera la población del área de intervención.
- Causa
- Se sumaron los totales mensuales de personas alcanzadas como si fueran cifras independientes.
- Arreglo
- El acumulado de personas únicas se recalcula desde el registro individual, nunca sumando columnas. Lo único que se suma entre meses son las atenciones.
5. Control de doce puntos antes de enviar
Imprimí esta lista y pasásela a la matriz antes de adjuntarla al correo. Lleva quince minutos y evita la ronda de correcciones:
- Todas las filas tienen sector, actividad y unidad de medida completos.
- Todos los lugares salen del catálogo y traen su código; ninguno fue escrito a mano.
- Las coordenadas usan punto decimal y caen dentro de rango.
- Ninguna fecha de actividad cae fuera del periodo reportado.
- Solo hay actividades con estado "concluida".
- La desagregación por sexo suma exactamente el total de cada fila.
- La desagregación por edad suma exactamente el total de cada fila.
- Los tramos de edad son los que pide la plantilla de este ciclo, no los del ciclo anterior.
- Las personas alcanzadas son únicas: ninguna cuenta dos veces en la misma fila.
- El acumulado anual se recalculó desde el registro, no sumando los meses.
- El nombre de la organización está escrito igual que en los envíos anteriores.
- Cada cifra del reporte puede rastrearse hasta el registro que la originó.
6. Cuándo dejar de hacerlo a mano
Hacer la 345W en Excel es perfectamente viable, y durante un tiempo es lo razonable. Deja de serlo cuando aparecen estas tres señales al mismo tiempo:
- Más de un proyecto activo. En cuanto la misma persona puede ser atendida por dos proyectos, el conteo único deja de ser verificable a ojo.
- Más de tres personas cargando datos. Cada una escribe los nombres a su manera y los catálogos se rompen solos.
- El cierre mensual pasa de dos días. Si el equipo dedica una semana a consolidar, el costo anual de esa semana ya supera el de cualquier sistema.
El salto no es comprar software: es dejar de tratar el Excel como base de datos y pasar a usarlo como lo que hace bien, que es formato de intercambio. El dato vive en un solo lugar, con validación al entrar; el Excel se genera desde ahí, cada vez que se necesita, con la plantilla del mes.
¿Querés ver cómo se ve esto ya resuelto?
Mandanos tu planilla del último mes y te devolvemos, sin costo, un informe de calidad de datos: duplicados, campos faltantes y cifras que no cuadran.
Guía publicada por TecnoRestart MEAL. Podés imprimirla, copiarla y repartirla dentro de tu organización sin pedirnos permiso.
El formato exacto de la matriz lo define cada clúster y cada contexto. Verificá siempre la plantilla vigente del ciclo antes de enviar.